Sala konferencyjna to „centrum dowodzenia” w firmie. To właśnie tutaj odbywają się najważniejsze wydarzenia: omówienie bieżących spraw i projektów z pracownikami, spotkania kadry zarządzającej, negocjacje z kontrahentami, podpisywanie kontraktów. Dlatego ważne jest, aby wyposażenie sali konferencyjnej zapewniało wygodę wszystkim uczestnikom spotkania oraz ułatwiało realizację celów biznesowych.
Z czego składa się podstawowe wyposażenie sali konferencyjnej?
Sala konferencyjna ma różne zastosowania. Czasami służy do spotkań z pracownikami lub kontrahentami, innym razem organizuje się w niej szkolenia czy imprezy firmowe. Za każdym razem sala powinna pomieścić wszystkich uczestników. Należy zatem zaplanować odpowiednią liczbę miejsc siedzących i ustawić je tak, aby można było dostosować układ do różnych okoliczności. Trzeba również zorganizować miejsce na laptopy, dokumenty i pomoce multimedialne. Te ostatnie często przydają się podczas omawiania projektów czy strategii biznesowych, dlatego warto zainwestować w dobrej jakości sprzęt, który będzie przystosowany do użytku w salach konferencyjnych.
Podstawowe wyposażenie sali konferencyjnej:
- krzesła,
- stół konferencyjny,
- projektor multimedialny,
- ekran projekcyjny,
- flipcharty,
- głośniki lub system audio.
Krzesła do sali konferencyjnej – wygodne i praktyczne
Krzesła do sali konferencyjnej muszą być wygodne. W przeciwnym razie uczestnicy spotkania szybko stracą zapał i nie będą mogli skupić się na omawianych sprawach. Najlepszym rozwiązaniem są krzesła tapicerowane z miękką wyściółką na siedzeniu i oparciu. Warto wybrać materiał w ciemnym kolorze (np. szary, brązowy), aby ewentualne zabrudzenia nie rzucały się w oczy. Meble powinny być lekkie i kompaktowe, a przy tym nie mogą skrzypieć czy trzeszczeć podczas zmiany pozycji. Wskazane są krzesła sztaplowane, które można ułożyć w stos i zgromadzić w jednym miejscu.
Stoły konferencyjne – praktyczne w każdym calu
Stół konferencyjny to często najbardziej okazały mebel w pomieszczeniu, dlatego musi być estetyczny i dopasowany do aranżacji wnętrza. Spotkania mogą odbywać się przy jednym dużym stole lub przy kilku złączonych stołach. W drugim przypadku meble mogą być ułożone w prostokąt, kwadrat lub literę „U”, przy czym ich ustawienie można zmieniać w zależności od liczby uczestników czy charakteru spotkania. Jeżeli relacje w firmie są dość familiarne, można rozważyć stół okrągły, który sprzyja prowadzeniu swobodnych rozmów.
Stół do sali konferencyjnej musi być również praktyczny, dlatego jego podstawa nie powinna przeszkadzać uczestnikom spotkania w wygodnym ułożeniu nóg czy przestawieniu krzesła. Z kolei blat stołu warto wyposażyć w mediaporty, które ułatwią podłączenie do prądu laptopów czy urządzeń multimedialnych, a także pozwolą na przyłączenie sygnału dostarczanego do projektora czy też monitora.
Rzutniki projekcyjne do prezentacji biznesowych
Nieodzownym wyposażeniem sali konferencyjnej jest projektor, który umożliwia wyświetlanie materiałów multimedialnych na dużym ekranie. Takie urządzenie ułatwia prezentowanie projektów, omawianie bieżących spraw firmy czy prowadzenie szkoleń pracowniczych. Rzutnik może być umieszczony na statywie, jednak w przypadku niewielkich lub wysokich pomieszczeń warto zastosować windę do projektorów. Dzięki takiemu rozwiązaniu można zaoszczędzić miejsce i ustawić rzutnik na dogodnej wysokości pod sufitem, dodatkowo po zakończonym spotkaniu, projektor jest chowany w przestrzeni ponad sufitem, co pozwala zachować większą estetykę sali konferencyjnej.
Jak wybrać profesjonalny projektor do sali konferencyjnej? Oto najważniejsze kryteria:
- rozdzielczość odpowiednia do wyświetlania szczegółowych prezentacji biznesowych (np. 1920×1080 lub 1920×1200, w przypadku konieczności pokazania wielu szczegółów – 4K);
- jasność dostosowana do warunków oświetleniowych, np. w przypadku oświetlonej sali konferencyjnej warto wybrać projektor o jasności co najmniej 3500 ANSI lumenów;
- kontrast zapewniający czytelność wyświetlanych materiałów (co najmniej 2000:1);
- współczynnik projekcji dostosowany do wielkości pomieszczenia, np. w niewielkich salach konferencyjnych sprawdzą się projektory o niskim współczynniku projekcji (projektory krótkoogniskowe i ultrakrótkoogniskowe);
- możliwość podłączenia różnych urządzeń, np. za pomocą HDMI, gniazda USB, czytnika kart SD, Wi-Fi, MHL;
- dodatkowe funkcje, np. korekcja zniekształceń, wbudowane głośniki, wirtualny pilot;
- żywotność źródła światła. np. przy intensywnej eksploatacji warto wybrać projektor LED lub laserowy, który zapewnia 20 000 godzin użytkowania.
Więcej na ten temat można przeczytaj w naszym wpisie: „Czym kierować się przy wyborze projektora LED?„.
Ekran projekcyjny odpowiedni do sali konferencyjnej
Ekrany projekcyjne umożliwiają wyświetlanie materiałów multimedialnych w dużym formacie, dzięki czemu uczestnicy spotkania są w stanie dostrzec najdrobniejsze szczegóły znajdujące się na prezentacji. Wielkość ekranu powinna być dostosowana do rzutnika, przy czym w tym przypadku najczęściej stosuje się formaty 16:9, 16:10 i ewentualnie 4:3. Jeżeli projektor będzie używany tylko w sali konferencyjnej, wówczas najlepszym rozwiązaniem będzie ekran montowany na stałe, np. do sufitu lub ściany. Ekran może być rozwijany ręcznie (np. przez pociągnięcie go w dół – mechanizm roletowy), jednak w prezentacjach biznesowych częściej stosuje się ekrany rozwijane elektrycznie, które można obsługiwać za pomocą przełącznika na ścianie i pilota, ewentualnie można za pomocą urządzenia Trigger spiąć sterowanie ekranem z zasilaniem projektora. Uruchomienie projektora wyzwoli automatyczne rozwinięcie ekranu, natomiast wyłączenie projektora automatycznie uruchomi zwijanie ekranu.
Tablice flipchart do „burzy mózgów”
Wykresy, dane liczbowe czy grafiki najlepiej zaprezentować za pomocą projektora, jednak czasami trzeba pokazać coś na szybko czy zapisać ważny wniosek. Dlatego w sali konferencyjnej nie może zabraknąć lekkiej tablicy z powierzchnią suchościeralną (czyli tzw. flipcharta). Taka tablica doskonale sprawdzi się podczas „burzy mózgów”, gdy trzeba wspólnie rozwiązać palący problem lub stworzyć podwaliny nowego projektu dla klienta. Flipcharty zwykle są wyposażone w podstawę na kółkach (obrotową lub statyczną), dzięki czemu można łatwo przestawiać je z miejsca na miejsce. Dodatkowo tablica może być pokryta warstwą magnetyczną, co ułatwia zaprezentowanie gotowych materiałów (np. wydruków z komputera czy plakatów).
Coraz częściej jednak zdarza się, że pomieszczenia mają przeszklone ściany, na których nie ma technicznej możliwości do zawieszenia tablicy. W takim przypadku możliwy do zamontowania jest system stelaży aluminiowych montowanych do podłoża i części np. ponad sufitem podwieszanym. Tablice rozpostarte są pomiędzy ramami – stelażami, istnieje również możliwość zamontowania np. 2 tablic – tzw tablic akademickich. Tablice umieszczone są jedna za drugą, po zapisaniu jednej tablicy możemy przesunąć ją ku górze, wówczas zyskujemy możliwość pisania na drugiej tablicy, która przesuwa się niżej. To tzw. system tablic zależnych bardzo popularny w szkołach oraz ośrodkach akademickich.
Dobre nagłośnienie w sali konferencyjnej
Projektory multimedialne często są wyposażone we wbudowany głośnik, jednak w przypadku dużej sali konferencyjnej warto wzmocnić dźwięk za pomocą zewnętrznych urządzeń. W zależności od budżetu i wielkości sali mogą to być zwykłe głośniki lub rozbudowany system audio z mikrofonami i głośnikami rozmieszczonymi w różnych strefach pomieszczenia. Systemy konferencyjne coraz częściej projektuje się w taki sposób, aby uczestnicy spotkania mogli swobodnie rozmawiać z osobami, które znajdują się w innym mieście czy kraju (czyli prowadzić telekonferencje lub wideokonferencje). Nagłośnienie sali konferencyjnej musi być proste w obsłudze i nie powinno generować sprzężeń, dlatego warto zdać się w tej kwestii na profesjonalistów.
Kompleksowe wyposażenie sali konferencyjnej w sprzęt audio-video
Jeśli poszukują Państwo wsparcia w zakresie wyposażenia sali konferencyjnej w sprzęt audio-video (AV), jego montażu, konfiguracji i serwisu, serdecznie zapraszamy do kontaktu. Od blisko 20 lat świadczymy montaż projektorów LED, tablic interaktywnych, sprzętu audio (nie tylko w salach konferencyjnych, ale również w innych pomieszczeniach) i innych produktów wchodzących w skład instalacji audiowizualnych.
Jesteśmy do Państwa dyspozycji:
- pod numerem telefonu: +48 607 985 245
- pod adresem e-mail: biuro@businessonline.com.pl
- przez formularz kontaktowy