jak zwiększyć produktywność pracowników

Jak zwiększyć produktywność pracowników?

Spis treści

Rosnące koszty prowadzenia działalności i coraz wyższe wymagania rynku sprawiają, że pracodawcy muszą bacznie przyjrzeć się produktywności swoich pracowników. Niestety niektóre działania mogą przynieść skutek odwrotny do zamierzonego – pracownicy zamiast pracować lepiej, będą szukać zatrudnienia w innej firmie, popełniać błędy lub tracić motywację. W takim razie jak zwiększyć produktywność pracowników, by firma rozwijała się i czerpała coraz wyższe zyski z działalności?

Co to jest produktywność i jak można ją zmierzyć?

Produktywność można określić jako stosunek ilości wyprodukowanych i sprzedanych dóbr (lub usług) do ilości wykorzystanych zasobów. Tymi zasobami mogą być na przykład surowce, energia, informacje, ludzie czy środki pieniężne. Dzięki wysokiej produktywności firma może realizować zamierzone cele biznesowe i osiągać lepsze wyniki, bez ponoszenia nadmiernych kosztów i marnotrawienia zasobów (np. wiedzy technologicznej, zdolności pracowników).

Produktywność pracownika można mierzyć na różne sposoby. Przykładowo można podzielić przychody firmy przez liczbę zatrudnionych pracowników lub przez wydatki poniesione w związku z wypłaconymi wynagrodzeniami. Produktywność wzrośnie, jeżeli pracownik zacznie wykonywać konkretne zadania szybciej niż dotychczas lub wykona większą ilość pracy w tym samym czasie. Wzrost produktywności może wiązać się również z tym, że pracownik będzie wykonywał swoje zadania lepiej niż dotychczas (choć bez zwiększania ilości pracy). Pozostaje jednak pytanie, jak tego dokonać?

Grywalizacja – wyzwania, które zapobiegają monotonii w pracy

Nudne i powtarzalne zadania mogą zdemotywować nawet najlepszego pracownika. Żeby temu zapobiec, można wdrożyć w firmie system zwany grywalizacją. Są to rozwiązania znane z gier (np. fabularnych czy komputerowych), które można zaimplementować w innych środowiskach, w tym także w pracy. Dlaczego grywalizacja może mieć korzystny wpływ na produktywność? Otóż dzięki nowym wyzwaniom codzienna praca staje się ciekawsza, a elementy rywalizacji i chęć zdobycia nagrody w naturalny sposób zwiększają motywację pracowników.

Grywalizacja opiera się następujących założeniach:

  • Zadania pracowników to misje do zrealizowania (np. misja „Szkolenie”, misja „Ukończenie projektu”).
  • Po ukończeniu każdej misji pracownik otrzymuje odznakę (w dowolnej formie).
  • Zdobyte odznaki prezentowane są w tabeli z wyróżnieniem liderów.
  • Najlepsi gracze (pracownicy) otrzymują nagrody, np. w postaci premii pieniężnej lub wolnego dnia.

Większa produktywność z programami i aplikacjami

Współczesny biznes nie może obyć się bez programów i aplikacji, które przyspieszają realizację zadań. Mogą to być narzędzia do komunikacji zdalnej, zarządzania projektami, dzielenia się dokumentacją czy automatyzacji pewnych procesów. Dobrym rozwiązaniem są również aplikacje i rozszerzenia przeglądarkowe, które eliminują czynniki rozpraszające pracowników (np. blokady stron internetowych).

Niektóre firmy inwestują również w specjalne oprogramowanie do obliczania produktywności zespołu. Programy te służą do przydzielania obowiązków i kontrolowania czasu poświęconego na zrealizowanie poszczególnych zadań. Dzięki temu można w porę wychwycić moment, w którym pracownik przestaje się angażować, a jego wydajność zbliża się do granicy opłacalności.

Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy

Właściwa ergonomia sprawia, że pracownik czuje się dobrze w swoim miejscu pracy i może skupić się na obowiązkach. Ponadto stanowisko pracy przygotowane zgodnie z zasadami BHP sprawia, że praca nie wiąże się z dolegliwościami (np. zmęczeniem wzroku, bólem głowy, przeciążeniem kręgosłupa), które mogą negatywnie wpłynąć na czas i jakość realizowanych zadań. Ergonomiczne środowisko pracy zmniejsza również ryzyko wypadków, które mogłyby doprowadzić do dłuższej nieobecności pracownika.

Dzięki zapewnieniu bezpiecznych warunków pracy firma może też uniknąć kosztów i strat, które obniżają rentowność działalności (np. wypłaty odszkodowań, grzywny nałożone przez Państwową Inspekcję Pracy, pensja dla pracownika zatrudnionego na zastępstwo).

W przypadku pracy przy komputerze pracodawca powinien zapewnić pracownikowi.:

  • okulary lub szkła kontaktowe, jeżeli wynika to z zaleceń lekarza,
  • monitor z możliwością regulacji ustawienia ekranu,
  • osobną klawiaturę i mysz,
  • odpowiednio duży stół, który zapewni wygodne ułożenie ciała oraz pozwoli na umieszczenie monitora i klawiatury na zróżnicowanej wysokości,
  • obrotowe krzesło biurowe z możliwością regulacji oparcia i podłokietników,
  • uchwyt na dokumenty i podnóżek (na życzenie pracownika).

Więcej o niezbędnym wyposażeniu stanowiska pracy przy komputerze można przeczytać w artykule: Ergonomia pracy przy komputerze.

Postawa pracodawcy a produktywność pracowników

Jak zmotywować pracownika, aby wykonywał swoje obowiązki szybciej niż dotychczas lub zadbał o lepszą jakość wykonywanej pracy? Oprócz wyższej pensji kluczowym czynnikiem jest postawa pracodawcy. Bardzo ważne jest, aby pracownik miał świadomość celów biznesowych firmy i konkretnych oczekiwań pracodawcy. Można na przykład organizować regularne spotkania, na których będą omawiane bieżące sprawy związane z działalnością czy wyniki sprzedaży z poprzedniego miesiąca (można przedstawić je w formie prezentacji na ekranie projekcyjnym). Pracodawca powinien również zachęcać pracowników do dzielenia się sugestiami, które będą miały na celu poprawę warunków pracy czy zwiększenie wydajności.

Mniej nadgodzin, więcej jakościowej pracy

Według danych Eurostatu Polacy zajmują drugie miejsce w Europie pod względem czasu spędzonego w pracy – dłużej od nas pracują tylko Grecy. Tymczasem to nie czas przeznaczony na pracę jest najważniejszy, a ilość i jakość wykonanej pracy. Pracownik, który wyrabia rekordową ilość nadgodzin, wcale nie musi być bardziej produktywny od kogoś, kto pracuje 7 czy 8 godzin w ciągu dnia. Zmęczenie może bowiem doprowadzić do wypalenia zawodowego, wypadków przy pracy czy popełniania błędów, a żadna z tych sytuacji nie sprzyja rozwojowi firmy. Dlatego warto spojrzeć realistycznie na możliwości pracowników i nie oczekiwać czegoś, czego nie są w stanie zrealizować bez szkody dla jakości pracy. Można również stworzyć dla pracowników specjalny „chillout room”, który pozwala na zregenerowanie sił w trakcie pracy.

Rozwój pracowników to rozwój firmy

Produktywność załogi można zwiększać również przez inwestowanie w jej rozwój. Przeszkolenie własnego pracownika do wykonywania nowych zadań jest bowiem tańsze niż zatrudnienie kolejnej osoby o wyższych kompetencjach. Ponadto dzięki odpowiednio dobranym szkoleniom pracownik może wykonywać swoje zadania szybciej lub z większą skutecznością. Oczywiście najlepiej zainwestować w te szkolenia i kursy, które będą związane z działalnością firmy. Warto również zapytać pracowników (np. w formie ankiety), jakich szkoleń potrzebują lub czego chcieliby się nauczyć. Mogą to być kursy językowe, szkolenia stanowiskowe, szkolenia z obsługi narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję czy szkolenia specyficzne dla branży.

Czytaj więcej

Najczęstsze usterki projektorów LED

Projektory LED mają swoich zwolenników zwłaszcza wśród tych osób, które potrzebują rzutnika do wyświetlania prezentacji dla pracowników, klientów czy uczniów. Niestety może zdarzyć się, że projektor odmówi posłuszeństwa w najmniej oczekiwanym momencie (np. podczas spotkania z kontrahentem). Z jakimi usterkami

Czytaj więcej »

Jak zwiększyć produktywność pracowników?

Rosnące koszty prowadzenia działalności i coraz wyższe wymagania rynku sprawiają, że pracodawcy muszą bacznie przyjrzeć się produktywności swoich pracowników. Niestety niektóre działania mogą przynieść skutek odwrotny do zamierzonego – pracownicy zamiast pracować lepiej, będą szukać zatrudnienia w innej firmie, popełniać

Czytaj więcej »

Ergonomia pracy przy komputerze 

Pracę przy komputerze wykonuje bardzo wiele osób, między innymi: programiści, projektanci stron www, graficy, architekci, księgowi, marketingowcy czy właściciele sklepów internetowych. Osoby te są narażone na liczne niedogodności, które mogą doprowadzić do wystąpienia problemów zdrowotnych i obniżenia wydajności pracy. Na

Czytaj więcej »